Vitajte na našom webovom sídle tj-legal.com!

Predtým, ako využijete naše služby, prosím, oboznámte sa s týmto poučením. Vaše súkromie je pre nás dôležité.

Toto poučenie vám vysvetlí, ako spracúvame osobné údaje v súvislosti s prevádzkovaním nášho webového sídla a poskytovaním našich služieb, ktorými je najmä zastupovanie fyzických osôb pracujúcich v zahraničí (ako zamestnancov, tak aj samostatne zárobkovo činných osôb), ako aj zamestnancov našich zákazníkov – právnických osôb, pred zahraničnými daňovými a finančnými orgánmi (napr. v Nemecku, Rakúsku, Holandsku alebo Českej republike), a to najmä za účelom podania daňového priznania, vybavenia vrátenia daní, ale aj rodinných prídavkov na deti alebo iných dávok. Súčasťou poskytovania týchto služieb je aj ich čiastočná automatizácia s využitím umelej inteligencie (AI), ako je bližšie popísané nižšie.

Poučenie je pripravené v súlade s čl. 13 a čl. 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“).

1.   Komu je touto poučenie určené?

Toto poučenie sa týka spracúvania osobných údajov nasledovných dotknutých osôb, t.j. osôb, ktorých osobné údaje spracúvame:

●    návštevníkov nášho webového sídla tj-legal.com,

●    zákazníkov – fyzických osôb, ktorí využívajú naše služby,

●    zamestnancov nášho zákazníka – právnickej osoby, ktorým sú naše služby poskytované na základe zmluvy uzatvorenej s ich zamestnávateľom,

●    detí a iných rodinných príslušníkov našich zákazníkov, ak je predmetom služby vybavenie rodinných prídavkov alebo iného nároku, ktorého podmienkou je preukázanie údajov o dieťati alebo rodinnom príslušníkovi,

●    osôb konajúcich v mene nášho zákazníka – právnickej osoby pri využívaní našich služieb (napr. štatutárny orgán, HR/mzdová účtovníčka, iná kontaktná osoba),

●    iných osôb, ktorých osobné údaje sú uvedené v dokumentoch a podkladoch, ktoré nám náš zákazník poskytne na účely poskytnutia služby (napr. manžel/manželka, zamestnávateľ v zahraničí, a pod.), a

(ďalej spoločne aj ako „Dotknuté osoby“, vrátane návštevníkov nášho webového sídla, pokiaľ je to podľa povahy informácií aplikovateľné)

2.   Kto spracúva vaše osobné údaje?

Prevádzkovateľom, t.j. subjektom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania vašich osobných údajov a nakladá s nimi vo svojom mene, je spoločnosť:

TJ-Legal, s.r.o.

Sídlo: Hlavná 133, 080 01 Prešov, Slovenská republika

IČO: 45 447 292        

Zápis: Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel: Sro, vložka č. 22687/P

(ďalej len „Prevádzkovateľ“ alebo „my“)

Máte akékoľvek otázky ohľadom spracúvania osobných údajov? Kontaktujte nás kedykoľvek na e-mailovej adrese kontakt@tj-legal.com alebo písomne na adrese nášho sídla.

Pozn.:

I.     Ak ste zamestnancom nášho zákazníka, ktorému sme poskytli naše služby na základe zmluvy, ktorú s nami uzavrel ako váš zamestnávateľ, vo vzťahu k vyzbieraniu vašich údajov a ich odovzdaniu nám pre poskytnutie našich služieb je prevádzkovateľom váš zamestnávateľ. My vystupujeme ako prevádzkovateľ vo vzťahu k spracúvaniu, ktoré vykonávame na účely poskytnutia služby priamo vám (viď časť 3. B).

II.    Ak sa rozhodnete uzatvoriť zmluvu o poskytovaní služieb a využiť služby niektorej zo spoločností z našej skupiny, ktoré poskytujú služby v Českej republike, Rumunsku alebo Poľsku, príp. inej krajine, ako prevádzkovateľ vystupuje voči vám daná spoločnosť. My jej poskytujeme služby spracovania vašej žiadosti ako subdodávateľ, teda ako sprostredkovateľ podľa GDPR (t.j. vaše osobné údaje spracúvame v mene tejto spoločnosti podľa jej pokynov, a na jej zodpovednosť). Viac informácií o tom ako tieto spoločnosti spracúvajú osobné údaje svojich zákazníkov nájdete v ich osobitných poučeniach. Za spracúvanie vašich osobných údajov zo strany týchto spoločností prevádzkovateľov nezodpovedáme.

3.   Prečo a aké osobné údaje spracúvame?

Spracúvame vždy len také osobné údaje vás ako Dotknutých osôb, ktoré sú nevyhnutne potrebné na naplnenie nižšie uvedených účelov:

A)  Vytvorenie a správa registrovaného účtu

Každý z našich zákazníkov má na našom webovom sídle tj-legal.com (ďalej len „Webové sídlo“) zriadený registrovaný účet, kde máte dostupné všetky dokumenty, ktoré ste nám pre účely využitia našich služieb poskytli, a máte v ňom zobrazované informácie o postupe vybavenia vašej žiadosti.

Váš registrovaný účet si môžete zriadiť na našom Webovom sídle sami vyplnením príslušného registračného online formulára alebo vám ho zriadime my, ak nás požiadate o poskytnutie služby osobne alebo iným spôsobom (napr. e-mailom). Vytvorenie a správa vášho registrovaného účtu je súčasťou plnenia našej zmluvy o poskytovaní služby, ktorú uzatvárame na základe vašej žiadosti. Váš registrovaný účet bude vytvorený najmä počas vašej osobnej prítomnosti u nás alebo na základe našej telefonickej komunikácie, a to s využitím vašej e-mailovej adresy a telefónneho čísla, na ktoré vám príde SMS kód, ktorý nám uvediete pre účely dokončenia registrácie.

Pre tento účel spracúvame tzv. bežné osobné údaje, najmä identifikačné, kontaktné a ďalšie údaje, ktoré potrebujeme pre vytvorenie vášho registrovaného účtu a následne pre začatie poskytovania našich služieb, najmä meno a priezvisko, e-mail, a telefónne číslo. Tieto údaje sa môžu líšiť v závislosti od typu online registračného formulára. Ak konáte v mene nášho zákazníka, spracúvame v rovnakom rozsahu aj vaše údaje ako osoby oprávnenej konať v jeho mene.

Právny základ: uzatvorenie a plnenie zmluvy o poskytovaní služby podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; pri osobách konajúcich v mene zákazníka (napr. konatelia, prokuristi) ide o náš oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na uzatváraní a plnení zmluvy s naším zákazníkom, ktorého zastupujú.

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: po dobu trvania registrovaného účtu; ak účet dlhodobo nevyužívate, účet a s ním súvisiace prihlasovacie údaje zrušíme a vymažeme celý jeho elektronický obsah po uplynutí 5 rokov od vášho posledného prihlásenia sa do účtu, resp. od posledného využitia našej služby podľa toho, čo nastane neskôr; dokumenty a údaje v ňom obsiahnuté, ktoré uchováme aj po zrušení účtu z dôvodu plnenia našich zákonných archivačných povinností, vymazané nebudú.

Poskytnutie a spracúvania vašich osobných údajov pre tento účel je zmluvnou požiadavkou a požiadavkou pre uzavretie zmluvy na základe vašej žiadosti; bez nich nie je možné účet vytvoriť, spravovať ani vám poskytovať naše služby.

B)  Poskytovanie služieb prípravy finančnej dokumentácie a zastupovania pred daňovými a finančnými orgánmi

Ako súčasť našich služieb pripravujeme na základe vašich podkladov finančnú dokumentáciu (napr. daňové priznanie, žiadosť o vrátenie dane/uplatnenie daňového preplatku, uplatnenie rôznych štátnych sociálnych dávok, a pod.) a zastupujeme vás pri komunikácii a v konaní pred daňovými, finančnými a inými príslušnými orgánmi štátu, v ktorom pracujete alebo podnikáte. Naše služby vám poskytujeme na základe zmluvného vzťahu uzatvoreného s vami, a to v momente vytvorenia vášho registrovaného účtu alebo uzatvorením zmluvy osobne.

Na tento účel od vás vyžadujeme a spracúvame osobné údaje v rozsahu, ktorý si vyžaduje konkrétna služba a predpisy príslušného štátu, najmä: titul, meno a priezvisko, dátum narodenia, adresu, korešpondenčnú adresu, e-mail, telefónne číslo, rodné číslo alebo obdobný identifikátor, daňové identifikačné číslo/číslo sociálneho poistenia v zahraničí, údaje o zamestnávateľovi a príjmoch, potvrdenia o zdaniteľných príjmoch, bankové spojenie na účely vyplatenia preplatku na dani, a ďalšie nevyhnutne potrebné údaje a údaje uvedené v dokladoch, ktoré nám na tento účel poskytnete.

Ak ste zamestnancom nášho zákazníka, ktorý nám zadal vybavenie tejto služby pre vás ako svojich zamestnancov, spracúvame vaše osobné údaje v rovnakom rozsahu na účely riadneho poskytnutia služby vám ako osobe, ktorej má byť služba poskytnutá.

Právny základ: uzatvorenie a plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR vo vzťahu k vám ako zákazníkovi – fyzickej osobe

Doba spracúvania: po dobu nevyhnutnú na vybavenie žiadosti a preukázateľné poskytnutie služby, najdlhšie po dobu trvania nášho zmluvného vzťahu, ktorý bude ukončený najneskôr 5 rokov po vašom poslednom prihlásení sa do vášho registrovaného účtu, ak nám zároveň počas tejto doby nepodáte žiadosť o poskytnutie ďalšej služby, v takom prípade najneskôr 5 rokov od úplného poskytnutia tejto služby; po uplynutí tejto doby sa váš registrovaný účet vymaže

Osobné údaje detí a iných rodinných príslušníkov

Ak je predmetom služby vybavenie rodinných prídavkov alebo iného nároku súvisiaceho s vaším dieťaťom alebo iným rodinným príslušníkom, spracúvame v nevyhnutnom rozsahu aj ich osobné údaje uvedené v dokladoch, ktoré nám na tento účel ako ich zákonný zástupca alebo oprávnená osoba poskytnete (napr. meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, potvrdenie o návšteve školy, a pod.).

Právny základ: vo vzťahu k dieťaťu alebo inému rodinnému príslušníkovi sú ich údaje spracúvané na základe nášho oprávneného záujmu na uzatváraní a riadnom plnení zmluvy s vami ako naším zákazníkom podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, keďže dieťa alebo rodinný príslušník nie je zmluvnou stranou našej zmluvy

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: po dobu nevyhnutnú na vybavenie žiadosti a preukázateľné poskytnutie služby, najdlhšie po dobu trvania nášho zmluvného vzťahu, ktorý bude ukončený najneskôr 5 rokov po vašom poslednom prihlásení sa do vášho registrovaného účtu, ak nám zároveň počas tejto doby nepodáte žiadosť o poskytnutie ďalšej služby, v takom prípade sa obnovuje trvanie registrovaného účtu na ďalších 5 rokov; po uplynutí tejto doby sa váš registrovaný účet vymaže

Poskytnutím osobných údajov

(i)           vašich maloletých detí potvrdzujete, že ste ich zákonným zástupcom a osobou oprávnenou žiadať vo vzťahu k maloletým deťom rodinné prídavky alebo iné dávky, ktoré budete žiadať od príslušného orgánu v našom zastúpení; ak oprávnenou osobou pre tieto dávky môže byť ktorýkoľvek zo zákonných zástupcov, zároveň potvrdzujete, že touto oprávnenou osobou ste vy na základe dohody s druhým zákonným zástupcom;

(ii)          vašich rodinných príslušníkov pre účely poskytnutia vami požadovanej služby potvrdzujete, že nám ich poskytujete s ich súhlasom podľa ust. § 78 ods. 6 zákona č. 18/2018 Z.z., pokiaľ nie je naplnená výnimka ochrany vašich práv a právom chránených záujmov alebo výnimka spracúvania na základe osobitného zákona, a že ste rodinného príslušníka oboznámili s týmto poučením. Ak je súhlas týchto iných osôb potrebný, ste povinný nám ho kedykoľvek na vyzvanie poskytnúť v písomnej podobe.

Poskytnutie a spracúvanie údajov pre tento účel je zmluvnou požiadavkou, resp. našim oprávneným záujmom na plnení našej zmluvy. Bez ich poskytnutia nevieme žiadosť pripraviť ani podať príslušnému orgánu a zastupovať vás pred ním, a teda ani službu poskytnúť.

C)  Príprava dokumentácie pre orgány verejnej moci a e-mailová komunikácia - s podporou umelej inteligencie (AI)

Časť našich služieb poskytujeme viac automatizovane, a to aj s využitím technológie umelej inteligencie (AI). AI na základe vami nahratých dokumentov a poskytnutých údajov môže pripraviť ich vyhodnotenie a návrh výstupu (napr. daňové priznanie alebo inú žiadosť) určeného pre príslušný zahraničný alebo domáci orgán verejnej moci, čím sa zabezpečí minimalizácia chýb (najmä pri manuálnych prepisoch údajov z vami poskytnutej dokumentácie) a rýchlejšie vybavenie vašej žiadosti. Takto vygenerovaný návrh vždy pred jeho odoslaním skontroluje a príslušnému orgánu odošle náš zamestnanec a aj následná komunikácia s príslušným orgánom bude vedená našim zamestnancom, t.j. AI vás nikdy nebude zastupovať v konaní pred príslušným orgánom a všetka vygenerovaná dokumentácia je manuálne kontrolovaná príslušným odborníkom.

Upozornenie: O obsahu a odoslaní výstupu teda nikdy nerozhoduje výlučne automatizovaný systém a nedochádza tak k automatizovanému rozhodovaniu s právnymi účinkami alebo s podobne významným dosahom na vás v zmysle čl. 22 GDPR.

AI zároveň spracúva a vyhodnocuje vašu e-mailovú komunikáciu s nami. Na jej základe vám AI môže v jednoduchších prípadoch aj automaticky odpovedať na vaše e-maily na základe predchádzajúcej analýzy a klasifikácie vášho e-mailu, automatizovane presmerovať e-maily konkrétnym zamestnancom a automatizovane zapisovať relevantné údaje z e-mailovej komunikácie s vami do našich systémov pre spracovanie vašej žiadosti. Tieto automatické odpovede môžu zahŕňať informácie o tom, ktoré dokumenty je ešte potrebné z vašej strany doplniť alebo aké údaje ešte potrebujeme na prípravu výstupu pre príslušný orgán. Ak si to vaša požiadavka vyžaduje alebo o to požiadate, komunikáciu preberie a vybaví náš zamestnanec.

Právny základ: rovnaký právny základ ako v časti B), t.j. plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – využitie AI je technickým prostriedkom, ktorým plníme svoje zmluvné povinnosti voči vám v rozsahu opísanom v časti B) vyššie, avšak považujeme za vhodné vás na to osobitne upozorniť; resp. vo vzťahu k dieťaťu alebo inému rodinnému príslušníkovi sú ich údaje pre tieto účely spracúvané na základe nášho oprávneného záujmu na uzatváraní a riadnom plnení zmluvy s vami ako naším zákazníkom podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: zhodná s dobou uvedenou v časti B)

Poskytnutie a spracúvanie údajov pre tento účel je zmluvnou požiadavkou, resp. našim oprávneným záujmom na plnení našej zmluvy. Bez ich poskytnutia nevieme žiadosť pripraviť ani podať príslušnému orgánu a zastupovať vás pred ním, a teda ani službu poskytnúť (a to predovšetkým z dôvodu veľmi vysokého počtu žiadostí o poskytnutie služby, ktoré pre našich zákazníkov spracúvame).

D)  Prispôsobenie, testovanie a vyhodnocovanie AI

Naše služby sa vám neustále snažíme poskytovať rýchlejšie, efektívnejšie a presnejšie. Z tohto dôvodu sme sa rozhodli prispôsobiť a otestovať naše vlastné softvérové riešenie s umelou inteligenciou (AI), ktoré nám pomôže naplniť tieto ciele pre vašu najvyššiu spokojnosť. AI nasadzujeme v rozsahu podľa písm. C) vyššie na nových žiadostiach o poskytnutie služby. AI nebude testovaná na dokumentoch, ktoré ste nám poskytli v minulosti v rámci vybavenia vašich žiadostí. Ak je to možné bez toho, aby bol znemožnený účel spracúvania, pred využitím AI osobné údaje vždy anonymizujeme alebo minimalizujeme ich rozsah.

Pred nasadením do úvodnej prevádzky môžeme AI funkcionalitu najskôr prispôsobovať a testovať na syntetickej (t.j umelo vytvorenej) alebo prísne anonymizovanej dokumentácii.

Počas následného nasadenia AI do úvodnej fázy prevádzky pre spracovanie vašich aktuálnych žiadostí o poskytnutie služby ju budeme prísnejšie sledovať, testovať a prispôsobovať na základe výsledkov jej využitia, t.j. efektivity, presnosti výsledkov, a prípadnej chybovosti. Následne ju upravíme v nevyhnutnom rozsahu a budeme využívať ako hotové riešenie v štandardnej prevádzke, t.j. po ukončení tejto úvodnej testovacej fázy.

AI môžeme testovať a priebežne vyhodnocovať aj v následnej štandardnej prevádzke, avšak v menšom rozsahu a menej frekventovane ako v úvodnej fáze.

AI nebude testovaná na osobitných kategóriách osobných údajov (napr. údaje o zdraví, ak sú súčasťou vašej dokumentácie, ktorú nám pre účely využitia našich služieb poskytnete).

Právny základ: náš oprávnený záujem na riadnom otestovaní a následnom prispôsobení (odstránení nedostatkov) technického spracúvania dokumentácie a prípravy podaní pre príslušné orgány verejnej moci s pomocou AI podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: po dobu trvania nášho oprávneného záujmu, ktorý neustále poctivo monitorujeme; testovanie a vyhodnocovanie testovania AI v rámci poskytnutej služby spracujeme bezodkladne po poskytnutí služby; následne pracujeme už len s agregovanými, štatistickými údajmi, ktoré nám pomôžu AI funkcionality upraviť, resp. prispôsobiť pre jej efektívnejšie využitie

Poskytovanie a spracúvanie osobných údajov pre vyššie stanovené účely nie je zákonnou ani zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, avšak vychádza z oprávneného záujmu Prevádzkovateľa.

E)   Marketingová komunikácia

Ak ste už našim zákazníkom, môžeme vám zasielať na váš e-mail (príp. SMS) informácie o novinkách z daňovej oblasti, legislatívnych zmenách, ktoré môžu byť pre vaše nároky relevantné, ponukách ďalších užitočných služieb a súvisiacom obsahu týkajúcom sa našich.

Právny základ: výnimka z povinnosti získavať súhlas dotknutej osoby podľa ust. § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách (v zmysle judikatúry SD EÚ je právnym základom pre spracúvanie údajov pre tento účel táto výnimka, bez potreby identifikácie osobitného právneho základu podľa GDPR)

Z odberu newslettera sa môžete bezplatne odhlásiť kliknutím na odkaz (i) v prvom e-maile, ktorý od nás dostanete po získaní vašej e-mailovej adresy, ako aj (ii) v každej následnej marketingovej správe. Odber e-mailov alebo zasielanie SMS, ktoré nemajú marketingový charakter a sú súčasťou plnenia zmluvy o poskytnutí služby (napr. informácie o priebehu vybavovania vašej žiadosti, žiadosti o doplnenie dokumentov), nie je možné zrušiť, keďže nejde o marketingovú komunikáciu, ale o našu komunikáciu s našim zákazníkom ako zmluvným partnerom o plnení zmluvy.

Doba spracúvania: najneskôr do 1 roka od ukončenia nášho zmluvného vzťahu podľa bodu B) vyššie

Poskytovanie a spracúvanie osobných údajov pre vyššie stanovené účely nie je zákonnou ani zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, avšak vychádza z oprávneného záujmu Prevádzkovateľa.

F)   Plnenie zákonných povinností

Niektoré osobné údaje Dotknutých osôb spracúvame preto, lebo nám to vyplýva z osobitných právnych predpisov, najmä zo zákona o účtovníctve, z daňových predpisov, z predpisov upravujúcich naše povinnosti voči orgánom verejnej moci, z GDPR, predpisov v oblasti AML (ochrana pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti), a pod., prípadne z predpisov štátu, v ktorom sme vám poskytli službu, ak z nich vyplýva napr. povinnosť uchovávať podklady k podanej žiadosti pre prípad kontroly zo strany príslušného orgánu.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Doba spracúvania: po dobu vyžadovanú príslušnými právnymi predpismi, napr. účtovné doklady uchovávame po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (v súlade so zákonom o účtovníctve), dokumentáciu súvisiacu s poskytnutou službou spravidla po dobu, počas ktorej môže byť vaša žiadosť predmetom kontroly zo strany príslušného zahraničného orgánu, najviac však 10 rokov od jej poskytnutia, dokumentáciu k reklamáciám po dobu 3 rokov od jej vybavenia, a pod.

Poskytnutie a spracúvania údajov pre tento účel je zákonnou požiadavkou; bez neho by sme si nemohli plniť svoje zákonné povinnosti.

G)  Uplatňovanie a obrana práv a nárokov

V rámci našej činnosti konáme vždy tak, aby sme predišli akýmkoľvek sporom, či už vo vnútri alebo navonok, napr. s obchodnými partnermi a zákazníkmi, prípadne aby sme nedali príčinu na konanie orgánu verejnej moci voči nám alebo na potrebu obrany našich práv a nárokov. Ak však výnimočne taká potreba vyvstane, môžeme pre tento účel spracúvať aj vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu.

Konkrétne, za účelom prípravy dôkazného materiálu pre preukázanie súladu našej činnosti s právnymi predpismi, a preukazovania plnenia našich povinností predovšetkým voči orgánom verejnej moci, ako aj uplatňovania alebo obrany našich práv a nárokov (napríklad uplatnenie náhrady škody, začatie mimosúdneho alebo prípadného súdneho konania alebo obrana práv a nárokov v rámci nich, a pod.) alebo práv a nárokov našich zákazníkov alebo obchodných partnerov voči iným osobám, môžeme spracúvať aj osobné údaje Dotknutých osôb v nevyhnutnom rozsahu, pokiaľ takáto potreba vyvstane.

Rozsah spracúvaných osobných údajov bude závisieť od typu konania alebo uplatňovaného alebo obhajovaného práva či nároku, pričom nie je možné vylúčiť aj spracúvanie údajov o zdraví, ak si to konkrétna situácia vyžiada (v takom prípade tieto údaje spracúvame na základe výnimky podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR, teda pre účely obrany alebo uplatňovania práv a nárokov).

Právny základ: oprávnený záujem Prevádzkovateľa, príp. tretej strany, na uplatňovaní a obrane práv a nárokov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa alebo tretej strany, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: počas doby stanovenej v zmysle právnych predpisov, počas ktorej sme my alebo tretia strana oprávnení uplatňovať alebo obhajovať práva a nároky (premlčacia alebo prekluzívna doba) alebo môžeme my alebo tretia strana niesť právne dôsledky z neplnenia povinností uložených zákonom, napr. v podobe uloženia sankcie od orgánov verejnej moci, resp. po dobu trvania príslušného konania do jeho právoplatného ukončenia

Poskytovanie a spracúvanie osobných údajov pre vyššie stanovené účely nie je zákonnou ani zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, avšak vychádza z oprávneného záujmu Prevádzkovateľa (resp. tretej strany, podľa typu práva alebo nároku).

H)  Kamerový systém v priestoroch Prevádzkovateľa

Vo svojich priestoroch máme z dôvodu ochrany bezpečnosti. majetku, života a zdravia, ako aj získanie dôkazného materiálu pre prípad vzniky škody alebo ujmy, umiestnené bezpečnostné kamery so záznamom. Priestory, kde sú kamery umiestnené, sú vždy označené upozornením.

Právny základ: oprávnený záujem Prevádzkovateľa na ochrane života, zdravia, majetku, bezpečnosti, a zabezpečení dôkazného materiálu, podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: ak záznam nie je využitý v súlade s jeho účelom, likviduje sa automaticky do 5 dní odo dňa nasledujúceho po dni jeho vyhotovenia.

I)    Kybernetická bezpečnosť

Na ochranu našich informačných systémov pred neoprávneným prístupom, zneužitím, kybernetickými útokmi a inými bezpečnostnými incidentmi spracúvame v nevyhnutnom rozsahu technické údaje generované vaším zariadením pri interakcii s naším webovým sídlom. Pre tieto účely spracúvame najmä IP adresu, dátum a čas vášho prístupu na naše webové sídlo, typ zariadenia, operačného systému, prehliadača, požadovanú URL adresu, a pod.

Právny základ: oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zabezpečení kybernetickej bezpečnosti a riadneho fungovania našich systémov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: spravidla sa vymazávajú údaje získané našim systémom v priebehu jedného týždňa o štyri týždne (napr. všetky údaje získané v 1. týždni sa automaticky vymažú začiatkom 5. týždňa)

J)   Zoznam zákazníkov s neuhradenými záväzkami

Niekedy sa stane, že niektorý z našich zákazníkov z rôznych dôvodov odmietne uhradiť odmenu za nami poskytnuté služby. V takom prípade tohto zákazníka zaradíme na zoznam zákazníkov, voči ktorým Prevádzkovateľ eviduje pohľadávky po splatnosti, aby vedel, že v prípade budúcej žiadosti o poskytnutie služieb je potrebné so zákazníkom doriešiť neuhradené, splatné pohľadávky.

Účelom tohto prístupu je ochrana majetku Prevádzkovateľa a tým finančného zabezpečenia a kontinuity jeho podnikateľskej činnosti.

Právny základ: náš oprávnený záujem na vyššie uvedenom účele podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa alebo tretej strany, máte vždy právo namietať voči takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (viac v časti 9.).

Doba spracúvania: počas doby stanovenej v zmysle právnych predpisov, počas ktorej sme oprávnení uplatňovať alebo obhajovať práva a nároky (premlčacia alebo prekluzívna doba)

Spracúvanie osobných údajov pre vyššie stanovené účely nie je zákonnou ani zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, avšak vychádza z oprávneného záujmu Prevádzkovateľa

K)  Cookies a ďalšie online identifikátory

Na našom webovom sídle používame cookies – textové súbory ukladané vo vašom zariadení pri jeho návšteve.

Nevyhnutné (technické) cookies používame automaticky, keďže sú potrebné na fungovanie webového sídla (napr. prihlásenie sa do registrovaného účtu, bezpečnosť webu) a ich použitie si nevyžaduje súhlas.

Ostatné cookies (analytické a marketingové – napr. na analýzu návštevnosti alebo zobrazovanie relevantnej reklamy) používame len na základe vášho predchádzajúceho súhlasu udeleného prostredníctvom cookie lišty, ktorý môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach cookies alebo v nastaveniach vášho internetového prehliadača.

Právny základ: (i) nevyhnutné cookies – § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách (súhlas sa nevyžaduje); (ii) ostatné cookies – súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.

Doba spracúvania: podľa doby platnosti jednotlivých cookies uvedenej v nastaveniach cookies na našom webovom sídle.

4.   Z akého zdroja čerpáme vaše osobné údaje?

Osobné údaje spracúvané na vyššie uvedené účely získavame predovšetkým priamo od vás – pri registrácii, objednaní služby, nahratí dokumentov alebo pri komunikácii s nami.

Ak je naším zákazníkom váš zamestnávateľ – právnická osoba, ktorá si u nás objednala službu pre svojich zamestnancov, získavame vaše osobné údaje aj od neho.

Osobné údaje detí a iných rodinných príslušníkov získavame od nášho zákazníka ako ich zákonného zástupcu alebo osoby oprávnenej takéto údaje poskytnúť.

V rámci vybavovania vašej žiadosti môžeme získavať údaje aj priamo od príslušného zahraničného daňového alebo finančného orgánu (napr. potvrdenie o stave vybavenia žiadosti, výška priznaného preplatku).

Údaje o osobách konajúcich v mene zákazníka (napr. konatelia, prokuristi, iné splnomocnené osoby) môžeme získavať aj z verejne dostupných zdrojov, najmä z obchodného alebo živnostenského registra.

Niektoré údaje generuje náš systém automaticky pri vašej interakcii s naším webovým sídlom (cookies, technické logy).

5.   Kto nám v našej činnosti pomáha?

Pri spracúvaní osobných údajov pre vyššie uvedené účely nám poskytujú služby rôzni obchodní partneri, ktorí z tohto dôvodu spracúvajú aj vaše osobné údaje, vždy však v nevyhnutnom rozsahu, a to najmä:

●    poskytovateľ IT služieb, hostingu, e-mailových služieb, serverov a cloudových úložísk, softvéroví developeri,

●    poskytovateľ fakturačného softvéru, účtovného softvéru, softvérov na spracovanie zahraničných daňový priznaní,

●    poskytovatelia nástrojov na tvorbu a spracovanie online formulárov,

●    poskytovatelia nástrojov na e-mailovú marketingovú komunikáciu,

●    poskytovatelia rôznych marketingových a iných poradenských služieb, vrátane nastavovania a optimalizácie reklamných kampaní na sociálnych sieťach,

●    prevádzkovatelia sociálnych sietí v prípade reklamných kampaní a zberu marketingových cookies,

●    poskytovatelia analytických služieb a zberu analytických cookies,

●    poskytovatelia technológie umelej inteligencie (AI), ktorí v našom mene spracúvajú obsah nahratých dokumentov a e-mailovej komunikácie na účely uvedené v častiach C a D tohto poučenia (OpenAI, konkrétne OpenAI API, príp. Anthropic), a pod.; pri jej využití vždy preferujeme Zero Data Retention (ZDR) model, vďaka ktorému poskytovateľ AI u seba neuchováva žiadne osobné údaje.

Pri výbere všetkých sprostredkovateľov dbáme na to, aby poskytovali dostatočné záruky bezpečnosti a súladu spracúvania osobných údajov s GDPR.

Nakoľko predmetom našej hlavnej služby je zastupovanie pred zahraničnými orgánmi, vaše osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na vybavenie vašej žiadosti odosielame priamo príslušnému daňovému, finančnému alebo inému verejnému orgánu štátu, v ktorom vám túto službu poskytujeme (napr. nemecký, rakúsky alebo holandský finančný úrad, česká finančná správa), ktorý sa v takom prípade stáva samostatným prevádzkovateľom vašich osobných údajov v rozsahu, v akom mu boli poskytnuté.

Vaše osobné údaje môžeme taktiež zdieľať aj s tretími stranami, napr. poskytovateľ poštových alebo kuriérskych služieb, daňovými poradcami, advokátmi, poskytovateľom SMS notifikačnej služby, poskytovatelia elektronického prístupu na elektronickú komunikáciu so zahraničnými daňovými úradmi, a pod.

Osobné údaje môžeme byť tiež povinní poskytnúť príslušným orgánom verejnej moci, ak nám to vyplýva zo zákona.

6.   Ako dlho spracúvame vaše osobné údaje?

Osobné údaje spracúvame vždy len po dobu nevyhnutnú na naplnenie príslušného účelu – konkrétne doby nájdete pri jednotlivých účeloch v časti 3. tohto poučenia.

Trvanie jednotlivých účelov pravidelne prehodnocujeme; ak zistíme, že spracúvanie už nie je potrebné a nevyžaduje ho ani osobitný predpis, príslušné osobné údaje vymažeme aj pred uplynutím pôvodne stanovenej doby.

7.   Prenos osobných údajov do tretích krajín

My ako Prevádzkovateľ neprenášame vašej osobné údaje mimo EÚ/EHP. Krajiny, v ktorých pre vás vybavujeme vrátenie daní alebo rodinné prídavky (napr. Nemecko, Rakúsko, Holandsko, Česká republika), sú členskými štátmi EÚ/EHP, a preto odovzdanie vašich údajov príslušnému orgánu týchto štátov nepredstavuje prenos do tretej krajiny v zmysle kapitoly V GDPR.

V súvislosti s využívaním niektorých technológií, vrátane AI nástrojov, ktorých poskytovatelia môžu byť usadení mimo EÚ/EHP (napr. v USA), však môže dochádzať k prenosu osobných údajov do tretej krajiny. Tento prenos je vždy zabezpečený niektorým z mechanizmov podľa kapitoly V GDPR, najmä:

●    rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti ochrany na základe certifikácie príslušného poskytovateľa v rámci EU-US Data Privacy Framework, a/alebo

●    štandardnými zmluvnými doložkami schválenými Európskou komisiou, doplnenými o primerané dodatočné technické a organizačné opatrenia.

Aktuálny zoznam sprostredkovateľov spracúvajúcich osobné údaje mimo EÚ/EHP a informácie o použitom mechanizme prenosu vám na požiadanie poskytneme na kontaktných údajoch uvedených v tomto poučení.

8.   Čo ešte potrebujete vedieť?

Osobné údaje ako Prevádzkovateľ uchovávame na serveroch umiestnených v rámci Európskej únie.

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov s podporou AI podľa časti 3. tohto poučenia voči vám nevykonávame automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania, s právnymi účinkami alebo s podobne významným dosahom v zmysle čl. 22 GDPR – výstup pripravený pomocou AI vždy pred jeho odoslaním príslušnému orgánu kontroluje a odosiela náš zamestnanec. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania nevykonávame ani pre iné účely.

Osobné údaje neposkytujeme tretím osobám nad rámec uvedený v tomto poučení, ibaže by nám to vyplývalo z právnych predpisov alebo by to bolo nevyhnutné na uplatnenie alebo obranu našich práv a nárokov.

Prijali sme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím alebo iným bezpečnostným rizikom. V prípade bezpečnostného incidentu, ktorý pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre vaše práva a slobody, vás budeme bez zbytočného odkladu informovať v súlade s čl. 34 GDPR.

Ochranu súkromia detí považujeme za osobitne dôležitú. Priamo od osôb mladších ako 18 rokov osobné údaje vedome nezbierame; údaje detí spracúvame výlučne v rozsahu, ktorý nám poskytne ich zákonný zástupca ako náš zákazník na účel podľa časti 3. B), a nikdy nie na účely marketingu.

Pre vyššie uvedené účely spracúvame vždy len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na naplnenie daného účelu, v súlade so zásadou minimalizácie údajov.

9.   Aké máte práva podľa GDPR?

Ako dotknutá osoba máte podľa GDPR najmä nasledovné práva:

A)   Právo kedykoľvek odvolať súhlas

Ak sa spracúvanie zakladá na vašom súhlase (napr. v prípade netechnických cookies), máte právo ho kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

B)   Právo na prístup k údajom (čl. 15 GDPR)

Máte právo získať potvrdenie o tom, či spracúvame vaše osobné údaje, a ak áno, získať prístup k nim spolu s ďalšími zákonom stanovenými informáciami.

C)   Právo na opravu (čl. 16 GDPR)

Máte právo na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných osobných údajov bez zbytočného odkladu.

D)  Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)

Máte právo žiadať o výmaz svojich osobných údajov bez zbytočného odkladu, ak nastane niektorý z dôvodov predpokladaných GDPR (napr. údaje už nie sú potrebné, odvoláte súhlas, namietate proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu a neprevažujú naše oprávnené dôvody, alebo boli spracúvané nezákonne), pokiaľ nie je daná niektorá zo zákonných výnimiek (napr. plnenie našej zákonnej povinnosti podľa časti 3. F).

E)   Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR)

Máte právo žiadať obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov v prípadoch stanovených GDPR.

F)   Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR)

Pokiaľ sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo zmluve a vykonáva sa automatizovane, máte právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich inému prevádzkovateľovi.

G)   Právo namietať (čl. 21 GDPR)

Máte právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov na základe nášho oprávneného záujmu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie.

H)  Právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 GDPR)/návrh na začatie konania podľa zákona č. 18/2018 Z.z.

Ak sa domnievate, že spracúvaním vašich osobných údajov došlo k porušeniu GDPR, máte právo obrátiť sa na dozorný orgán. Slovenský dozorný orgán je:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, Slovenská republika (www.dataprotection.gov.sk).

Taktiež máte právo obrátiť sa aj na príslušný dozorný orgán v členskom štáte EÚ podľa miesta svojho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia práv, bez toho, aby tým bolo dotknuté právo obrátiť sa priamo na slovenský úrad.

10. Ako si môžete uplatniť svoje práva?

Ak máte akúkoľvek otázku týkajúcu sa spracúvania vašich osobných údajov alebo si želáte uplatniť svoje práva, môžete nás kontaktovať:

●    e-mailom: kontakt@tj-legal.com,

●    poštou na adrese nášho sídla uvedenej v časti 2.

Vyhradzujeme si právo toto poučenie aktualizovať. Aktuálne znenie je vždy zverejnené na našom webovom sídle; o podstatnej zmene vás môžeme informovať e-mailom a/alebo prostredníctvom vášho registrovaného účtu.

Aktualizácia účinná odo dňa: 07.11.2026